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外国语学院行政办公室是学院的综合办事机构。外国语学院行政办公室的主要职能是围绕学院的中心工作,积极发挥学院领导班子的参谋助手、信息枢纽,综合协调等作用,把握大局,服务领导、服务教师、做好综合协调、公文处理、信息传达、文明建设、综合统计、对外联络、会务服务、重要活动的组织、综合管理服务以及领导交办的其他工作。其具体职责包括:


1、组织起草全院性工作计划、总结、规划、请示、报告、决议等文件;组织拟订全院性有关的规章制度;负责发布全院性行政事项的通知、通告、布告等。
2、负责组织全院性重大活动;承办院长办公会、行政办公会、教职工大会等会务安排、秘书工作,做好会议记录,贯彻会议重要决定。
3、协调、组织综合性工作。负责组织安排学院节、假日值班。
4、负责上级部门下发的文件、公函的签收、传阅、催办、归档,负责院级公文文稿收发和处理等工作。
5、负责综合档案室的管理工作,组织做好全院各种档案的收集、管理,文书档案的鉴别、分类、归档。
6、负责全院性基层报表的统计上报工作,负责全院相关信息报送工作。编制院情简报、制度汇编,撰写学院大事记。
7、负责兄弟单位领导来院的接待工作;负责院领导参加各类公务活动的安排等工作。
8、负责学院信息化建设,管理本院网站,坚持正确的舆论导向,宣传学院的办学成就,报道学院的重大活动,协调和策划全院性活动。
9、负责全院的报刊杂志征订工作,收发全院师生的报刊、杂志、信函。
10、完成院领导交办的其他工作。

办公室副主任:夏月容

行政秘书:孙冬雪

联系电话:0756-6126560 

 

北京师范大学珠海分校外国语学院行政秘书岗位职责

(试行)

为了明确外国语学院行政秘书岗位职责,规范行政管理,保证行政工作高效有序地进行,特制订本岗位职责。

一、为学院和教职员工做好服务工作。

二、负责学校及学校各职能部门颁发的文件、公函的签收、催办、归档;负责每月的信息申报,配合学校各部门完成各类统计报表;负责学院各类公文的收发和处理等工作。

三、负责发布学院行政及相关事务的通知等。

四、认真完成学院布置的文书起草、打印、复印工作,及时上报和下发。

五、协助分管领导配合学校做好各种重大活动及全院性重大活动的安排。

六、协助分管领导组织来访人员的接待工作。

七、协助分管领导做好学院的宣传工作,如各种活动的拍照和录像工作,学院的网站建设与维护等工作。

八、协助分管领导做好办公用品的购置、发放、及办公器材、设备、设施的故障报修工作;协助分管领导做好重大节日礼品的购置,发放,造册,存档工作。

九、协助分管领导安排学院节、假日值班表。

十、负责教职工大会的会议考勤,做好会议记录,贯彻会议重要决定。

十一、负责管理学院档案工作,文件的收集;接受学校档案室专业人员的指导。

十二、负责学院各种信件、包裹、报刊杂志等的收发、整理工作,并及时通知教职工本人领取。

十三、负责学院各办公室的管理、维护工作。

十四、负责更新每学年学院教职员通讯录,并及时报送相关领导及人员。

十五、担任学院与学校图书馆,保卫处,人事处,档案办公室的联系人。

十六、协助学院做好每年职称评审的报名、材料收集、报送等相关工作。

十七、负责教职员工入职与离职手续的办理。

十八、严格执行作息制度,不得擅离岗位。

1. 如因公事需要外出,需经分管领导批准。

2. 如需请事假或病假,须提供相关证明,并经院长批准。

3. 手机保持24小时开通状态,保证工作需要时能在第一时间内联系到本人。

4. 在公共节假日如因工作需要,应及时返岗。

十九、按时完成学院交办的其他相关工作。

 

本职责自公布之日起执行。未尽事宜以学校的相关文件规定为准。

 

外国语学院

2011年6月28日

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